les documents sont à distinguer selon leur type comptable (justificatifs d’enregistrements comptables), permanent (contrats, documents officiels, informations) ou divers (correspondance, listes de prix, etc, inutile pour la comptabilité).
chaque dépense doit être prouvé par un justificatif, une facture, une quittance ou un tiquet original (et non un bulletin de livraison, un bulletin de versement, un rappel ou une copie) et par son paiement par une signature d’acquit sur la facture, un récépissé de bulletin de versement ou dans le livret jaune de La Poste ou un avis de débit bancaire ou postal.
les documents se classent en principe dans l’ordre alphabétique et chronologique entre documents du même fournisseur (le plus récent au dessus)
les documents sont à classer par type dans des classeurs, séparés ou communs selon le volume :
DOCUMENTS COMPTABLES
comptes financiers
avis de crédit et de débit, relevés périodiques bancaires ou postaux
factures émises (par vous)
à classer dans l’ordre chronologique (date de la facture), numérique (n° de la facture) ou alphabétique (nom du client) ; la date de l’encaissement et le moyen (caisse, banque, etc) sont à inscrire à côté du total de la facture ; si vous renoncez à percevoir le solde, le total de la facture est à corriger selon le total encaissé ; dès que la facture est intégralement encaissée, le coin en bas à droite est à couper, ainsi seules les factures à encaisser dépassent et sont facilement accessibles.
justificatifs
factures avec mention de la date de paiement, quittances ou tiquets, à classer dans l’ordre alphabétique ; concerne aussi les notes de crédit, ristourne, décomptes en votre faveur.
DOCUMENTS PERMANENTS
en cours
leasing, bail à loyer, polices et conditions générales d’assurance, location, contrat de travail, documents officiels tels que statuts de l’entreprise, inscription au Registre du Commerce, etc
échus
idem à conserver mais à biffer car plus valables
DOCUMENTS EN SUSPENS/EN COURS
un bac à dossiers suspendus est judicieux pour y mettre :
- les commandes en cours
- les bulletins de livraison et autres documents en attente de facture
- les factures à payer
- les paiements en cours
- les formulaires bancaires/postaux
- les tiquets à récapituler dans la note de frais mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle
- les documents donnant lieu à des factures à recevoir (commandes, bulletins de livraison, déclarations d’assurances sociales, etc)
- les documents en suspens pour traitement et classement par la fiduciaire
- des instructions diverses (informatiques, fiscales, administratives)